Thư ký Ban giám đốc

Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của Công ty.

Thực hiện công việc hành chính – văn phòng của Ban Giám đốc.

• Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận thuộc công ty trình Ban Giám đốc phê duyệt.
• Truyền đạt thông tin của Ban Giám đốc đến các bộ phận liên quan và nhận, chuyển thông tin phản hồi từ các bộ phận đến Ban Giám đốc.
• Thay mặt Ban Giám đốc soạn thảo văn bản giao dịch với đối tác.
• Thực hiện các công việc hành chính như photo tài liệu, fax, gửi – nhận thư, quản lý, lưu trữ tài liệu đi và đến của Ban Giám đốc.
• Cập nhật, sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị các chuyến đi công tác của Ban Giám đốc.

Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Ban Giám đốc với các bộ phận và đối tác.

• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên tham dự cuộc họp với Ban Giám đốc.
• Ghi chép, thông báo, lưu trữ các biên bản làm việc.

Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận thực hiện các công việc đã được Ban Giám đốc chỉ đạo thông qua các cuộc họp.

Hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch cũng như báo cáo tình hình hoạt động của Công ty.

• Tiếp nhận, tổng hợp thông tin từ các bộ phận trình Ban Giám đốc.
• Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của Ban giám đốc

Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận gởi thông tin đầy đủ, kịp thời.

Tham gia xây dựng và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của công ty.

• Trực tiếp xây dựng các quy trình, quy định của Ban Giám đốc và trình Giám đốc phê duyệt.
• Tham gia kiểm soát, đánh giá, đề xuất cải tiến quá trình nội bộ (thông qua quá trình làm việc, tương tác với các bộ phận).

Trách nhiệm khác

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc phân công.

Bằng cấp, chứng chỉ cần có:

• Đại học.
• Nghiệp vụ thư ký, trợ lý Giám đốc.
• Nghiệp vụ quản trị hành chính – văn phòng.

Yêu cầu kiến thức:

• Kiến thức cơ bản về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và Chi nhánh.
• Am hiểu quy trình, quy định, quy chế của Công ty và chi nhánh.
• Kiến thức về quản lý chất lượng.

Kỹ năng chuyên môn:

• Thành thạo tin học văn phòng.
• Thành thạo các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết tiếng Anh.
• Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng như máy photo, fax, điện thoại...
• Kỹ năng xây dựng các quy trình làm việc.
• Khả năng phân tích tài chính tốt
• Kỹ năng đánh giá chất lượng nội bộ.
• Lập kế hoạch và kiểm soát công việc.

Kỹ năng làm việc với con người:

• Kỹ năng làm việc độc lập/ đội nhóm.

Thái độ/ Tố chất:

• Chủ động thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.

• Hình thức: Nhân viên chính thức