Sales Admin/ Sales Operation Admin (FMCG)

Laptop, Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Chế độ thưởng, Đào tạo, Tăng lương, Nghỉ phép năm

1. Lưu trữ, cập nhật và theo dõi HĐ của các kênh Bán Hàng (MT, GT, B2B,KA..)

- Lưu trữ các tất cả các hợp đồng/ hồ sơ nhận được dưới dạng bảng mềm sau khi trình ký hoàn tất.

- Cập nhật đầy đủ master data khách hàng: Điều khoản thương mại, giá, giao hàng, thời hạn hợp đồng, điều khoản giao hàng, khác.

- Theo dõi thời gian hết hạn của hợp đồng, đôn đốc Sales phụ trách về việc tái kí kết HĐ mới với khách hàng.

- Dựa trên các Chính sách đã được ban hành, dựa trên các điều khoản đã kí với khách hàng để đối chiếu và kiểm tra cho các hợp đồng Tái kí hoặc HĐ mới.

- Tuân thủ các HĐ mẫu đã được ban hành, áp dụng cho các KH mới.

- Kiểm tra và đối chiếu các chứng từ về thanh toán chiết khấu trả sau (off invoice) của các chuỗi thuộc kênh MT từ BP Kế toán.

- Tiếp nhận các đề xuất từ Bộ phận Sales, đề xuất tính hợp lý và trình duyệt các cấp liên quan.

- Sắp xếp và lưu trữ tài liệu khoa học, dễ tìm, dễ đối chiếu và đầy đủ thông tin.

2. Tiếp nhận, theo dõi & xử lý đơn hàng (GT/Nội bộ/Ecom)

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng/hàng mẫu của khách hàng từ Email/Base Request/Sàn TMĐT.

- Kiểm tra thông tin khách hàng, khách hàng mới hoặc mua lại.

- Kiểm tra đơn hàng, đối chiếu với Tồn kho, kiểm tra giá bán, kiểm tra CTKM nếu có.

- Trao đổi với Sales/cá nhân phụ trách trong trường hợp cần điều chỉnh cho đủ MOQ hoặc thay thế các mã hàng.

- Nhập liệu đơn hàng vào hệ thống.

- Kiểm tra và phân bổ hạn sử dụng của sản phẩm tương ứng với từng kênh bán hàng.

- Hoàn tất đơn hàng và bàn giao cho BP Kế toán.

- Bàn giao cho BP Log và theo dõi đến khi đơn hàng được giao thành công cho khách hàng.

- Nắm rõ Cut-off time liên quan tới các bộ phận trong quá trình xử lý đơn hàng.

- Lưu trữ File đơn hàng vào thư mục ngày xử lý đơn.

- Đóng mộc các chứng từ liên quan khác nếu có.

- Xử lý, phối hợp liên phòng ban các vấn đề phát sinh của đơn hàng nếu có.

3. Làm báo cáo hàng ngày, lũy kế tháng

- Làm báo cáo xử lý đơn hàng hàng ngày và lũy kế tháng.

4. Theo dõi khách hàng mua lại và theo dõi tồn kho

- Theo dõi số liệu mua hàng lịch sử của các khách hàng phụ trách (NPP/ĐL).

- Trao đổi với Sales về việc lên đơn hàng mua lại gợi ý cho các khách hàng hiện tại.

- Thông tin tới Sales về các CTKM để tăng cơ hội về tăng số lượng của đơn hàng hoặc thêm đơn hàng mới.

- Theo dõi tồn kho của các kho thuyết phục Sales khu vực phối hợp lên đơn hàng cho các mã có nguy cơ cận date.

- Theo dõi tồn kho và báo cáo cho cấp trên có hướng xử lý tiếp nếu đang không có đơn hàng cho các mã có nguy cơ cận date.

- Theo dõi tồn kho và báo cáo cho cấp trên các mã có nguy cơ OOS dựa trên định mức tồn kho an toàn và tình hình bán hàng của các mã.

5. Công việc hỗ trợ/ tracking liên quan đến phòng Sales

- Kiểm tra các đề nghị thanh toán/ đề nghị cấn trừ liên quan đến khối kinh doanh (Tất cả các kênh bán hàng), xúc tiến trình ký tài liêu theo quy định.

- Thực hiện các phân tích theo yêu cầu lấy từ báo cáo bán hàng và các tài liệu khác để hỗ trợ cho việc cung cấp thông tin khi trình ký.

- Soạn thảo proposal ad-hoc/ đề xuất thay đổi hỗ trợ cho công việc bán hàng

- Kiểm tra tính tuân thủ của các chứng từ, hỗ sơ thanh toán…(Công tác phí, trợ cấp…)