Receptionist – Member Experience Specialist

About Primal

Primal is not a gym. Primal is a tribe that helps adults in Thảo Điền rise through structured training, coaching, and community. We blend Strength, Combat, Movement and Wellness under one roof to create real physical and personal transformation.

Role summary

Your job is simple to say and hard to do well:
You help members stay and show up.

You are the first face they see, the last voice they hear, and the person who makes sure they feel recognised, supported, and excited to come back.

What you will do

Member retention & frequency

● Greet and check in members and guests with clear, friendly communication.

● Build daily relationships at the front desk so members feel known by name.

● Watch attendance reports and follow up with “low attendance” members by WhatsApp / call to invite them back.

● Process freezes and cancellations using our SOP and record clear reasons in our Gym Management System..

● Flag at‑risk members and serious issues to the sales/retention owner the same day.

Member experience & service

● Handle enquiries in person, by phone, email, WhatsApp, and social.

● Log all issues, promises, and key notes in our gym management system..

● Make sure all complaints and questions are resolved within 24–48 hours (by you or the right teammate).

Operations & maintenance support

● Run opening and closing checklists and keep reception and shared areas tidy and safe.

● Maintain lost and found, incident, and service recovery logs.

● Spot basic facility issues during your shift and report them until fixed.

Communication & reporting

● Share a daily summary of freezes, cancellations, complaints, and key member issues.

● Provide a simple weekly front desk report with retention and service insights.

How success is measured

● Members train more often and stay longer.

● Issues are solved fast and logged clearly.

● Member feedback and ratings stay high.

(We track this with attendance, complaint resolution time, member ratings, and data accuracy.)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Front Desk / Chuyên Viên Trải Nghiệm Hội Viên

Primal – Thảo Điền, TP.HCM (Làm việc tại chỗ, toàn thời gian)

Về Primal

Primal không phải là một phòng gym. Primal là một bộ tộc giúp người lớn tại Thảo Điền phát triển thông qua hệ thống huấn luyện, coaching và cộng đồng. Chúng tôi kết hợp Sức mạnh (Strength), Combat, Movement và Wellness dưới một mái nhà để tạo ra sự thay đổi thực sự về thể chất và cá nhân.

Tóm tắt vai trò

Công việc của bạn nghe thì đơn giản nhưng làm tốt thì không dễ:

Bạn giúp hội viên duy trì tập luyện và quay lại thường xuyên.

Bạn là gương mặt đầu tiên họ thấy, giọng nói cuối cùng họ nghe, và là người đảm bảo họ luôn cảm thấy được ghi nhận, hỗ trợ và hào hứng quay lại.

Bạn sẽ làm gì

Duy trì hội viên & tăng tần suất tập

Chào đón và check-in hội viên/khách bằng giao tiếp rõ ràng, thân thiện.

Xây dựng mối quan hệ hằng ngày tại quầy để hội viên được gọi tên và cảm thấy quen thuộc.

Theo dõi báo cáo điểm danh và chủ động liên hệ hội viên có “tần suất thấp” qua WhatsApp / gọi điện để mời họ quay lại.

Xử lý yêu cầu đóng băng hoặc hủy gói theo SOP và ghi rõ lý do trong hệ thống quản lý phòng gym.

Báo ngay trong ngày cho bộ phận sales/retention về các hội viên có nguy cơ rời bỏ hoặc vấn đề nghiêm trọng.

Trải nghiệm & dịch vụ hội viên

Xử lý các yêu cầu trực tiếp, qua điện thoại, email, WhatsApp và mạng xã hội.

Ghi lại tất cả vấn đề, cam kết và thông tin quan trọng trong hệ thống quản lý.

Đảm bảo mọi thắc mắc và khiếu nại được giải quyết trong vòng 24–48 giờ (bởi bạn hoặc teammate phù hợp).

Vận hành & hỗ trợ bảo trì

Thực hiện checklist mở/đóng và giữ khu vực lễ tân, không gian chung luôn gọn gàng, an toàn.

Quản lý mục thất lạc – tìm thấy, nhật ký sự cố và log xử lý dịch vụ.

Phát hiện các vấn đề cơ bản về cơ sở vật chất trong ca làm và báo cáo cho đến khi được xử lý.

Giao tiếp & báo cáo

Gửi báo cáo hằng ngày về các trường hợp: đóng băng, hủy gói, khiếu nại và vấn đề hội viên quan trọng.

Cung cấp báo cáo lễ tân hằng tuần với insights về giữ chân và dịch vụ hội viên.

Tiêu chí đánh giá thành công

Hội viên tập thường xuyên hơn và duy trì gắn bó lâu dài.

Các vấn đề được giải quyết nhanh và được ghi chép rõ ràng.

Phản hồi và đánh giá của hội viên duy trì ở mức cao.

(Chúng tôi đo bằng tần suất điểm danh, thời gian xử lý khiếu nại, đánh giá hội viên và độ chính xác dữ liệu.)

Who you are

You are an Extrovert !

● Strong, clear communicator in English AND Vietnamese .

● Warm, confident, and comfortable speaking with busy professionals.

● Detail‑oriented with basic computer/CRM skills (Mindbody experience is a plus).

● Enjoy being on your feet, solving problems, and supporting a team.

● Previous experience in hospitality, customer service, or fitness reception is preferred.

Details

● Location: Thảo Điền, HCMC

● Schedule: Shift‑based, including some evenings and weekends

● Compensation: 7.000.000 VNĐ - 11.000.000 VNĐ

Benefits:

1. Essential Benefits

• Full social, health, and unemployment insurance.

• 12 paid annual leave days and public holidays.

• Maternity leave and annual health check-ups.

• Financial or time-off support for personal circumstances.

2. Growth & Development Benefits

• Regular professional training and coaching sessions.

• Clear career development path and internal mobility opportunities.

• Performance-based bonus system.

• Innovation reward programs.

3. Wellbeing Benefits

• Free-of-charge training at Primal.

4. Culture & Engagement Benefits

• Annual company trips, outings, and team-building events.

• Birthday celebrations, festive events, and year-end parties.

• Modern, collaborative, and inspiring work environment.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bạn là ai

Bạn là người hướng ngoại!

Giao tiếp mạnh mẽ, rõ ràng bằng Tiếng Anh và Tiếng Việt.

Ấm áp, tự tin và thoải mái khi nói chuyện với khách hàng là những người bận rộn, chuyên nghiệp.

Tỉ mỉ với kỹ năng máy tính/CRM cơ bản (biết Mindbody là lợi thế).

Yêu thích di chuyển, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong hospitality, dịch vụ khách hàng hoặc lễ tân fitness.

Thông tin chi tiết

Địa điểm: Thảo Điền, TP.HCM

Lịch làm: Theo ca, bao gồm một số buổi tối và cuối tuần

Mức lương: 7.000.000đ-11.000.000đ

Phúc lợi:

1. Phúc lợi cơ bản (Essential Benefits)

• Đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

• 12 ngày nghỉ phép năm, nghỉ lễ theo quy định.

• Chế độ thai sản và chăm sóc sức khỏe định kỳ.

• Chính sách hỗ trợ khi ốm đau, hiếu hỉ.

2. Phúc lợi nâng cao (Growth & Development Benefits)

• Đào tạo & huấn luyện chuyên môn định kỳ.

• Cơ hội luân chuyển nội bộ / thăng tiến rõ ràng.

• Chính sách thưởng theo hiệu suất / KPI.

• Thưởng cho ý tưởng sáng tạo hoặc đóng góp cải tiến.

3. Phúc lợi về sức khỏe & đời sống (Wellbeing Benefits)

• Miễn phí tập tại Primal.

4. Phúc lợi văn hóa & gắn kết đội ngũ (Culture & Engagement Benefits)

• Team building, outing, du lịch hằng năm.

• Tổ chức sinh nhật, lễ hội, tiệc cuối năm.

• Không gian làm việc trẻ trung, sáng tạo, thân thiện.

• Age: Unlimited
• Job type: Permanent