R&D Executive

1. Quản lý hợp đồng & hồ sơ booking

• Chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi hợp đồng booking KOL, Influencer, Vendor theo yêu cầu từ team Design hoặc team Sáng tạo.
• Đảm bảo nội dung hợp đồng tuân thủ quy định nội bộ, đầy đủ điều khoản, thông tin và phê duyệt cần thiết.
• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, cập nhật tình trạng thanh toán, nghiệm thu và lưu trữ hồ sơ liên quan.

2. Phối hợp xử lý thanh toán

• Làm việc với phòng Tài chính – Kế toán để hoàn thiện hồ sơ thanh toán (báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, bảng kê...).
• Đảm bảo thanh toán đúng hạn, đúng quy trình, đúng hạng mục chi phí.
• Theo dõi và cập nhật tiến độ thanh toán của từng đối tác, đảm bảo dữ liệu thống nhất với phòng kế toán.

3. Quản lý dữ liệu & báo cáo

• Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu hợp đồng, vendor, KOL, Influencer (thông tin liên hệ, chi phí, lịch sử hợp tác, đánh giá hiệu quả).
• Lưu trữ hồ sơ, file thiết kế, bảng giá, báo cáo, hợp đồng trên hệ thống (Drive, Server, hoặc phần mềm nội bộ).
• Cập nhật định kỳ báo cáo tổng hợp tiến độ hợp đồng – thanh toán – chi phí theo tuần/tháng.

4. Hỗ trợ hành chính & điều phối nội bộ

• Hỗ trợ chuẩn bị công văn, biên bản, đề xuất, biểu mẫu phục vụ hoạt động của phòng thiết kế.
• Theo dõi lịch họp, yêu cầu từ các phòng ban, nhắc nhở team về deadline, quy trình phê duyệt.

5. Các công việc khác

• Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc kiểm soát công việc hành chính, báo cáo, theo dõi tiến độ dự án thiết kế.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng thiết kế hoặc TP Sáng tạo.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Kinh tế, Marketing hoặc liên quan.
• Có 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí admin, điều phối hoặc hỗ trợ hợp đồng/thanh toán (ưu tiên trong lĩnh vực marketing, agency, thiết kế).
• Thành thạo Excel, Google Sheet, Word, phần mềm quản lý hồ sơ hoặc công việc.
• Kỹ năng tổ chức, theo dõi tiến độ và làm việc đa nhiệm tốt.
• Tỉ mỉ, trung thực, cẩn trọng trong xử lý hồ sơ và dữ liệu.
• Ưu tiên ứng viên có hiểu biết cơ bản về quy trình làm việc với KOL/Influencer/nhà cung cấp dịch vụ sáng tạo

• Job type: Permanent
• Probation time: 2 tháng
• Working time: 8h00 - 18h00 từ Thứ 2 - Thứ 6, nghỉ Thứ 7 & Chủ nhật
• Training opportunities:

  Tham gia các khóa đào tạo theo chuyên đề phù hợp với chuyên môn do Công ty phối hợp với đơn vị đào tạo tổ chức.

• Colleagues: Làm việc trong môi trường trẻ, năng động.
• Benefits:

  - Thưởng vào các ngày lễ tết trong năm và Thưởng lương tháng thứ 13
  - Thưởng hiệu quả sản xuất kinh doanh hàng tháng
  - Hỗ trợ các dịp sinh nhật, ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...
  - BHXH, BHYT, BHTN.....
  - BH sức khỏe cho nhân viên có thâm niên
  - Xét tăng lương định kỳ hằng năm

• Other extras:

  - Phụ cấp ăn trưa: 25.000 đ/ngày
  - Grab di chuyển công việc
  - Miễn phí gửi xe
  - Pantry, ăn nhẹ, tủ sách tại Văn phòng

• Annual leave: 12 ngày phép/ năm