English

Nhà Tuyển Dụng: Đăng Tuyển Dụng | Tìm Hồ Sơ

Thông tin tuyển dụng được đăng trên 4 website lớn       Truy cập hơn 800 ngàn hồ sơ ứng viên       Thông tin tuyển dụng được đăng trên 4 website lớn       Truy cập hơn 800 ngàn hồ sơ ứng viên

Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

Mô tả công việc

Overall purpose

Handle import of raw materials, packaging material, spare parts and machinery from overseas. Handle export of finish goods to export customers

Job responsibilities

Import

  • Communicate and follow up with headquarters on every import raw materials
  • Follow up shipment

Export

  • Maintain export customer information
  • Follow up closely on customer order
  • New product specs development
  • Monitor sales trend
  • Follow up shipment
  • Prepare shipping documents
  • Make sure all completed shipping documents are properly filled
  • Identify slow/non-moving import or export stocks
  • Follow up on quality report of export products
  • Follow up on customers payments and communicate with accountant department

Routine Activities

Import

  • Receive Sales contract or invoice from supplier. After verify, shall give it to Executive Manager to sign. The signed contract shall scan back to supplier and the original documents shall give it to Purchaser (first order) or Planner (repeat order) to follow up on the arrival of goods
  • Receive Arrival Notes from shipping line and shall send it to forwarding agent. Shall follow up and support forwarding agent on any documents they need
  • Sent invoice & packing list, schedule of delivery shipment for warehouse dept. arrange unload

Export

  • Contact and follow export sales order from Headquarter
  • Update customer detail and price into system. Shall prepare quotation for every export finish goods and approve by Executive Manager
  • Shall communicate with warehouse to verify OS / FG stock balance and report to HQ
  • Once sales order are confirms, shall follow up on product quantity with warehouse or production department
  • Follow booking container, confirm loading date from HQ and Forwarding agent
  • Sent schedule loading and order quantity to warehouse dept. to prepare and loading goods
  • Receive quantity after loading from warehouse dept. Shall issue invoice, packing list and picking list by VMEX system as well as VGM in excel sent to forwarding agent
  • After confirm declaration result from forwarding agent. Shall pass picking list and VGM copy to warehouse. They will proceed to close the seal of container
  • Prepare COA, Sale contract, CO document and other export related documents. Shall give to authorize person to sign the documents. After complete signed, shall scan the documents for HQ Export Sales team and shall courier the original documents to forwarding agent
  • Sent one copy of invoice, packing list, picking list, sale contract to account
  • Continuous follow up and prepare export or import document which forwarding agent or HQ request

Job Measurement

Make sure all import export information are updated before proceed with issue order

  • Good product knowledge, to increase sales
  • Follow up on target. Communication with planner for raw material import target, communication with HQ‘s export sales team for export sales target
  • Efficient communication with relevant department
  • Meeting customer required date/sailing schedule
  • Meeting production date for import raw materials
  • Preparing correct and complete shipping documents and sent to customer/ supplier timely
  • Filing on daily/weekly/monthly basis
  • Reduce slow/non-moving stocks include finish goods, jumbo rolls, OS and raw materials
  • Get Quality report from QA for required shipments
  • Reduce cost on freight prepaid terms or CIF terms
  • Reduce Bad Debts
  • Keep life information on total outstanding sales invoices
  • Update on daily/weekly/monthly reports

-----------------------------------

Mục đích chung:

Xử lý nguyên vật liệu thô, nguyên vật liệu bao bì, phụ tùng và máy móc nhập khẩu từ nước ngoài. Xử lý hàng thành phẩm xuất khẩu cho khách hàng nước ngoài.

Trách nhiệm công việc:

Nhập khẩu:

  • Liên hệ và theo dõi nguyên vật liệu thô nhập khẩu với Trụ sở chính
  • Theo dõi lô hàng vận chuyển

Xuất khẩu:

  • Duy trì thông tin khách hàng xuất khẩu'
  • Theo dõi sát sao đơn đặt hàng của khách
  • Phát triển quy cách cho sản phẩm mới
  • Quản lý xu hướng kinh doanh
  • Theo dõi lô hàng
  • Chuẩn bị chứng từ vận chuyển hàng hóa
  • Bảo đảm tất cả chứng từ hàng hóa được hoàn thành đúng và chính xác
  • Xác định hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu chậm/không luân chuyển
  • Theo dõi báo cáo về chất lượng sản phẩm xuất khẩu
  • Theo dõi thanh toán của khách hàng và liên hệ với phòng kế toán

Công việc thường xuyên

Nhập khẩu:

  • Nhận đơn đặt hàng hoặc hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp. Sau khi xác minh, phải trình Giám đốc Điều hành ký phê duyệt. Phải scan hợp đồng đã được ký cho nhà cung cấp và gửi chứng từ gốc cho Nhân viên Mua hàng (đối với đơn hàng đầu tiên) hoặc Nhân viên Kế hoạch (đối với đơn hàng lặp lại) để theo dõi khi hàng đến
  • Nhận Giấy báo nhận hàng từ hãng tàu và phải chuyển tiếp cho công ty giao nhận vận tải. Phải theo dõi và hỗ trợ công ty giao nhận vận tải khi họ cần bất kỳ chứng từ nào
  • Gửi hóa đơn và danh sách đóng hàng, lịch giao nhận cho bộ phận kho để sắp xếp bốc dỡ hàng hóa

Xuất khẩu:

  • Liên hệ và theo dõi hóa đơn xuất khẩu từ Trụ sở chính
  • Cập nhật chi tiết khách hàng và giá cả lên hệ thống. Phải chuẩn bị báo giá cho mỗi loại hàng thành phẩm xuất khẩu và trình Giám đốc Điều hành phê duyệt
  • Phải liên hệ với bộ phận kho để xác minh số tồn dư kho của nguyên vật liệu đóng gói / thành phẩm và báo cáo cho Trụ sở chính
  • Một khi đơn đặt hàng được xác nhận, phải theo dõi số lượng sản phẩm với kho hoặc bộ phận sản xuất
  • Theo dõi việc đặt công-tơ-nơ, xác nhận ngày chất hàng từ Trụ sở chính và công ty giao nhận vận tải
  • Gửi lịch chất hàng và số lượng đặt hàng đến bộ phận kho để chuẩn bị chất dỡ hàng
  • VMEX cũng như VGM bằng file excel để gửi cho công ty giao nhận vận tải
  • Nhận số lượng sau khi chất hàng từ bộ phận kho. Phải xuất hóa đơn, danh sách đóng hàng từ hệ thống
  • Sau khi xác nhận kết quả khai báo hải quan từ công ty giao nhận vận tải. Phải chuyển bản sao của danh sách đóng hàng và VGM đến bộ phận kho. Họ sẽ thực hiện đóng niêm phong của công-tơ-nơ
  • Chuẩn bị Chứng nhận xác thực, hợp đồng kinh doanh, tài liệu chứng nhận xuất xứ và những chứng từ có liên quan đến xuất khẩu khác. Trình người có thẩm quyền ký các chứng từ trên. Sau khi hoàn tất phê duyệt, phải scan chứng từ cho đội ngũ kinh doanh xuất khẩu tại Trụ sở chính và phải chuyển phát nhanh chứng từ gốc cho công ty giao nhận vận tải
  • Gửi một bản sao của hóa đơn, danh sách đóng hàng, hợp đồng kinh doanh cho kế toán
  • Tiếp tục theo dõi và chuẩn bị chứng từ nhập khẩu hoặc xuất khẩu đã chueyenr tiếp cho công ty giao nhận vận tải hoặc theo yêu cầu của Trụ sở chính

Đo lường công việc

  • Bảo đảm tất cả các thông tin xuất nhập khẩu được cập nhật trước khi thực hiện lập đơn hàng
  • Có kiến thức tốt về sản phẩm để tăng doanh số
  • Theo dõi mục tiêu. Liên hệ với nhân viên kế hoạch về mục tiêu nhập khẩu nguyên vật liệu thô, liên hệ với đội ngũ kinh doanh xuất khẩu tại Trụ sở chính về mục tiêu doanh số xuất khẩu
  • Liên hệ với các phòng ban có liên quan một cách hiệu quả
  • Đáp ứng yêu cầu của khách hàng về thời gian/lịch tàu chạy
  • Đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu thô nhập khẩu cho lịch sản xuất
  • Chuẩn bị chính xác và hoàn chỉnh các chứng từ vận chuyển và gửi cho khách hàng/nhà cung cấp đúng hạn
  • Điền thông tin theo thời gian ngày/tuần/tháng
  • Giảm thiểu hàng tồn chậm/không luân chuyển bao gồm thành phẩm, cuộn jumbo, nguyên vật liệu đóng gói và nguyên vật liệu thô
  • Nhận báo cáo Chất lượng từ Phòng QA cho những đơn hàng yêu cầu
  • Giảm thiểu chi phí cho các điều khoản trả trước của cước vận chuyển hoặc những điều khoản CIF
  • Giảm thiểu nợ xấu
  • Lưu trữ thông tin tổng số hóa đơn còn lại
  • Cập nhật báo cáo định kỳ hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng

Yêu cầu công việc

  • Yêu cầu có kinh nghiệm ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương
  • Tiếng anh giao tiếp tốt

Phúc lợi

Bảo hiểm theo quy định, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Phụ cấp thâm niên, Chế độ nghỉ phép, Theo quy định pháp luật