Thực hiện thủ tục mua sắm, quyết toán chi phí mua sắm (50%)
- Nhận yêu cầu công việc từ các phòng ban, đơn vị kinh doanh có liên quan & chỉ tiêu kỹ thuật từ bộ phận kỹ thuật.
- Tổ chức chào giá theo Quy chế Mua sắm của Công ty và Pháp luật có liên quan
- Lấy báo giá, đàm phán giá hàng hóa/ dịch vụ đầu vào phục vụ dự án SXKD;
- Tính toán hiệu quả đầu tư và hỗ trợ sale hoàn thiện tờ trình mua sắm, trình ký, nhập tờ trình lên hệ thống;
- Đàm phán hợp đồng/đơn hàng (gọi chung là hợp đồng), hoàn thiện hợp đồng và theo dõi tiến độ giao hàng.
- Quản lý hồ sơ sau ký kết và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện Hợp đồng.
- Tập hợp hồ sơ, chứng từ phục vụ tạm ứng, thanh quyết toán hợp đồng cũng như các chi phí thường xuyên (kênh truyền, phí dịch vụ vận hành, chi phí thường xuyên khác)
- Tách hồ sơ trả đối tác/kế toán và lưu trữ hồ sơ mua sắm theo quy định
2. Thực hiện thủ tục đấu thầu mua sắm cho các dự án lớn (20%)
- Trình chủ trương và bộ hồ sơ phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
- Lập tờ trình, quyết định thành lập tổ chuyên gia cho các gói thầu
- Lập hồ sơ mời thầu (HSMT), bộ hồ sơ phê duyệt HSMT và đăng thông tin đấu thầu
- Nhận hồ sơ mời thầu, phối hợp với bộ phận kỹ thuật chấm thầu và xử lý các tình huống trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu (LCNT). Lập báo cáo đánh và và bộ hồ sơ xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, trình ký và đăng thông báo kết quả LCNT
- Đàm phán ký kết hợp đồng, thanh quyết toán, lưu trữ hồ sơ như nội dung công việc tại mục 1 nêu trên
- Quản lý hồ sơ sau ký kết và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện Hợp đồng.
- Các công việc khác được phân công khi cần.
3. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất cùng nhân viên kinh doanh (15%)
4. Thực hiện các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất và các công việc phát sinh theo phân công của các cấp quản lý (15%)
