Nhân viên Hành chính Văn phòng

1. Quản lý và giám sát vệ sinh – cơ sở vật chất văn phòng

• Giám sát, quản lý nhân viên tạp vụ, bảo vệ; đảm bảo vệ sinh, an ninh và trật tự văn phòng.

• Chủ động lập kế hoạch vệ sinh, sắp xếp, làm sạch định kỳ/đột xuất cho toàn bộ khu vực văn phòng.

• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị (bàn ghế, điện nước, điều hòa, máy in, pantry…).

• Đề xuất sửa chữa, thay thế, mua sắm khi cần thiết; phối hợp với nhà cung cấp, đơn vị bảo trì.

2. Công tác hành chính – văn thư

• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài liệu hành chính của công ty.

• Thực hiện gửi/nhận chuyển phát nhanh, theo dõi và đối soát chi phí.

• Thực hiện photo, in ấn, scan tài liệu phục vụ công việc các phòng ban.

3. Công tác hậu cần – hỗ trợ Ban Lãnh đạo

• Thực hiện công tác hậu cần văn phòng: nước uống, tiếp khách, pantry.

• Take care Chủ tịch theo phân công (chuẩn bị trà/nước, tiếp đón khách, hậu cần các buổi làm việc).

• Phối hợp chuẩn bị không gian, trang thiết bị, tài liệu phục vụ phỏng vấn/họp/event.

4. Công tác hành chính nhân sự

• Theo dõi, tổng hợp bảng chấm công của CBNV văn phòng.

• Thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội: tăng/giảm lao động, hồ sơ giải quyết chế độ BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức…) theo quy định.

• Hỗ trợ các công việc hành chính nhân sự khác khi có yêu cầu.

5. Quản lý chi phí hành chính

• Theo dõi, tổng hợp và quản lý các chi phí hành chính: điện, nước, văn phòng phẩm, vệ sinh, bảo vệ, chuyển phát, hậu cần…

• Lập đề xuất mua sắm, thanh toán chi phí hành chính theo quy trình.

• Phối hợp kiểm soát chi phí, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

6. Công tác hỗ trợ công tác

• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đi lại cho CBNV đi công tác.

• Theo dõi, cập nhật và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình công tác.

7. Các công việc khác

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo/Trưởng bộ phận.

• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo hoạt động chung của công ty diễn ra thuận lợi.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học (ưu tiên Hành chính, Quản trị, Nhân sự hoặc ngành liên quan).

• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính – Văn phòng hoặc Hành chính – Nhân sự.

• Có kinh nghiệm quản lý tạp vụ, bảo vệ, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ.

• Hiểu và thực hiện được các thủ tục BHXH: tăng/giảm, claim các chế độ cho người lao động.

• Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc; chủ động trong công việc.

• Giao tiếp lịch sự, tinh tế; xử lý tình huống linh hoạt.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, email).

• Cẩn thận, gọn gàng, trách nhiệm cao; có tinh thần dịch vụ.

• Chịu được áp lực công việc, sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có họp, sự kiện, tiếp khách.

• Tác phong chỉnh chu, thái độ chuyên nghiệp, phù hợp môi trường làm việc với Ban Lãnh đạo.

• Qualification: College
• Age: 25 - 40
• Job type: Permanent