1: Soạn thảo, lưu trữ và đôn đốc hoàn thành hợp đồng cho toàn bộ bên thuê của hệ thống LOTTE Mart
- Tiếp nhận thông tin về quầy thuê mới, quản lý soạn thảo hợp đồng dựa trên các nội dung và điều khoản đã thống nhất. Cập nhật các nội dung thay đổi, điều chỉnh trong quá trình thiết lập hợp đồng cùng chuyên viên cho thuê mặt bằng.
- Thu thập giấy phép, hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh của bên thuê theo quy định pháp luật và quy trình công ty. Lưu trữ và phối hợp với bộ phận chiến lược vận hành để giám sát bên thuê tại các hệ thống LOTTE Mart.
- Soạn thảo công văn (phản hồi khách hàng, đề nghị xử lý…) và các văn bản hành chính khác liên quan đến bên thuê.
- Lưu trữ bản cứng và bản scan của hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các giấy tờ liên quan của bên thuê trên ổ chung bộ phận để các bộ phận liên quan sử dụng và giám sát.
2: Quản lý, cập nhật các thông tin, giấy tờ đúng và đủ theo thủ tục của LOTTE Mart với toàn bộ bên thuê
- Theo dõi tiền đặt cọc và nhắc nhở bên thuê thanh toán đúng tiến độ; yêu cầu đóng thêm tiền cọc nếu có điều chỉnh giá thuê.
- Tạo mã bên hàng, mã kinh doanh, cập nhật thông tin, xuất hóa đơn, tạo tài khoản ngân hàng trên hệ thống quản lý GMD hoặc điều chỉnh khi cần.
- Thu thập các thủ tục như biên bản bàn giao mặt bằng, quầy vào/ra, hoàn trả mặt bằng, hình ảnh hiện trạng… Kiểm tra giấy phép kinh doanh, xuất xứ sản phẩm, bản quyền thương hiệu, tiêu chuẩn vệ sinh, giấy chứng nhận cho thuê... và chuyển giao chứng từ cho bộ phận liên quan.
- Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc, vấn đề phát sinh từ bên thuê; thông tin kịp thời khiếu nại đến các bộ phận liên quan.
- Cập nhật tình hình xuất hóa đơn tháng kế tiếp vào ngày 25 hàng tháng cho kế toán; chuyển giao giấy tờ kế toán để cùng cập nhật.
- Cập nhật các thay đổi: phí thuê, thông tin bên thuê, thời hạn thuê, quầy mới, quầy ra... trên phần mềm theo dõi.
3: Theo dõi thu hồi công nợ và các phát sinh nợ trong quá trình thuê
- Theo dõi và đối chiếu phí thuê từ công nợ hàng tháng với kế toán.
- Với thuê cố định: Theo dõi chi tiết công nợ và gửi nhắc nợ hàng tháng (lần 1: email; lần 2: email + công văn; lần 3: escalated).
- Với thuê chia sẻ doanh thu: Theo dõi doanh thu từng tháng, đảm bảo không thấp hơn mức thuê tối thiểu trong 3 tháng liên tiếp; báo cáo bộ phận liên quan để xử lý.
- Lập danh sách quầy chưa thanh toán, gửi bộ phận vận hành và quản lý quầy để yêu cầu ngừng dịch vụ (trước ngày 25 hàng tháng).
- Phối hợp bộ phận pháp chế để thu hồi nợ khó đòi, thực hiện theo quy trình pháp lý hoặc khởi kiện.
- Đề xuất trích lập dự phòng với các khoản nợ khó đòi cho bộ phận tài chính.
- Hỗ trợ kiểm tra tình trạng xuất/nhận hóa đơn của bên thuê.
4: Báo cáo và công việc hành chính liên quan
- Chịu trách nhiệm các thủ tục hành chính: nhận & quản lý thông tin, soạn thư từ, lập hồ sơ, gửi/nhận báo cáo, thư từ, EMS.
- Làm giấy đề nghị thanh toán khi bên thuê yêu cầu bổ sung chứng từ.
- Cập nhật, giải trình nợ xấu với bộ phận kế toán tài chính.
- Báo cáo tình hình công nợ cho Trưởng bộ phận/Giám đốc để xin hướng xử lý.
- Cập nhật quy trình làm việc, hệ thống, ứng dụng và mục tiêu mới của bộ phận.
- Theo dõi tình hình nộp doanh thu trên hệ thống (đối với quầy chia sẻ doanh thu), đảm bảo đầy đủ và phát hiện kịp thời nếu thiếu.
- Quản lý dữ liệu, tài liệu và chứng từ theo quy định ban hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận/Giám đốc phân công.
- Hỗ trợ công việc chứng từ, chi phí công tác và các nhiệm vụ khác trong nhóm.
