To Say Hello!

Find next jobs

job_search_content_direct

HR Admin cum Receptionist

Zuellig Pharma Viet Nam
Updated: 08/04/2021

Employment Information

Benefits

  • Chế độ bảo hiểm
  • Du Lịch
  • Chế độ thưởng
  • Đào tạo
  • Tăng lương

Job requirement

1. Reception Counter/ Khu vực tiền sảnh:

1.1. Meeting room: manage by bookings and arrange the meeting rooms quickly and effectively.

Phòng họp: quản lý các yêu cầu và sắp xếp Phòng họp một cách hiệu quả và nhanh chóng.

1.2. Well appearance, work on time, hospitality spirit with internal and external customers.

Ngoại hình và ăn mặc đẹp, đi làm đúng giờ, nhiệt tình hỗ trợ khách hàng bên trong và bên ngoài.

1.3. Welcome visitors: warm greetings, smile, escort to meeting room, invite for drinks with water/coffee/tea.

Chào đón khách hàng: nhiệt tình, cười tươi, dẫn khách vào phòng họp, mời khách dùng nước/ cà phê/ trà.

1.4. Coordinate with Office Maid to ensure the well-stock of drinking water in her blocked cabinet, take drink order and serve for visitors.

Phối hợp với Nhân viên tạp vụ để đảm bảo đủ lượng nước uống dự trữ có sẵn trong tủ (có khóa), mời và phục vụ nước cho khách

1.5. Receive phone calls for both internal and external/ Tiếp nhận cuộc gọi bên trong và bên ngoài

Professional via phone: greetings, answer, transfer call and information to the right person, take message details and email full contact details in case that person is not available. Politely decline all the advertising calls to avoid wasting time for our colleagues.

Chuyên nghiệp qua điện thoại: chào hỏi, trả lời, chuyển cuộc gọi và thông tin đến đúng người nhận, ghi lại lời nhắn và ghi nhận thông tin liên lạc chi tiết trong trường hợp người nhận không nghe được cuộc gọi. Lịch sự từ chối các cuộc gọi quảng cáo để giúp tiết kiệm thời gian cho đồng nghiệp.

1.6. Maintain the office safety and security at the reception area during working hours, control by record the access in and out of all visitors, partners and suppliers enter office.

Quản lý an toàn và an ninh tại khu vực tiếp tân trong suốt giờ làm việc, ghi nhận sự ra vào sổ việc ra vào của tất cả khách hàng, đối tác, nhà cung cấp khi họ vào văn phòng.

1.7. Open the door entrance for visitors who don’t have authorized access card of the company. All other company employees must use their own access card to access in and out of the office.

Chỉ mở cửa cho khách bên ngoài, những người không có thẻ ra vào do công ty cung cấp. Tất cả nhân viên công ty đã được cấp thẻ ra vào thì sử dụng thẻ của họ.

1.8. Mail in, mail out: receiving & courier mails of both domestic and international, red invoice, documents…

Keep record carefully in records books (receiver, sender, airway bill, note), coordinate with mailman to ensure all mails are sent to relevant recipients on time. Keep safety all maintaining mails inside the blocked cabinet after business hours.

- Nhận, ghi chú, quản lý cẩn thận tất cả thư đến/ thư đi cả nội địa và quốc tế, hóa đơn đỏ, chứng từ...

- Ghi nhận cẩn thận vào sổ (người nhận, người gửi, mã bưu điện, ghi chú) kết hợp với người đưa thư để bảo đảm các thư được gửi đến người nhận đúng thời điểm. Giữ an toàn tất cả các thư bên trong tủ có khóa vào ngoài giờ làm việc.

1.9. Coordinate with Office Maid to maintain the cleanliness, tidiness and well arrangement for all public areas such as meeting rooms, pantry and reception counter…

- Kết hợp với Nhân viên tạp vụ để duy trì sự gọn gàng, sạch sẽ, sắp xếp tốt toàn bộ khu vực công cộng như phòng họp, nhà ăn và quầy lễ tân…

2. Administration task/ Công việc hành chính

2.1. Direct report to Admin Manager, who is responsible for guiding and giving instruction business tasks to the Admin staff, supervise and update tasks if needed.

- Trực tiếp báo cáo cho Quản lý hành chính người chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn và đưa ra yêu cầu công việc cho Nhân viên hành chính, giám sát và cập nhật công việc khi cần.

2.2. Keep safety all office key such as main door key, all admin cabinet storage keys, company projectors, TC remain, remote…

All cabinet are blocked carefully. Key are not allowed to give to other people without approval from direct report.

- Giữ an toàn tất cà các chìa khóa văn phòng như cửa chính, chìa khóa tủ kho admin, máy chiếu công ty, máy điện thoại, remote điều khiển… Tất cả tủ phải khóa cẩn thận. Chìa khóa không được phép giao cho người khác nếu không có sự kiểm duyệt của giám sát trực tiếp.

2.3. Coordinate with related suppliers and building management to maintain the well working condition of office facilities and devices: furniture, photo copy machine, light system, air condition, cabinet, lock, annual cleaning service of Air condition/ carpet, register with building...

- Kết hợp với nhà cung cấp và ban quản lý tòa nhà để duy trì điều kiện làm việc tốt của cơ sở vật chất/ máy móc văn phòng: bàn ghế, máy photocopy, đèn điện, máy lạnh, tủ, ổ khóa, dịch vụ vệ sinh máy lạnh/ thảm, đăng ký với tòa nhà…

2.4. All office Fixed assets are well arranged, annually counting all fixed assets of Admin department and public assets

- Duy trì vật dụng trong văn phòng đặt đúng vị trí, hàng năm kiểm đếm tất cả tài sản của phòng hành chính và khu vực công cộng.

2.5. Keep all important record books in locked cabinet such as letter in/out mail and red invoice record, no name mails… at the Admin storage safety. Only cancel after direct supervisor approved.

- Giữ an toàn tất cả các sổ ghi nhận trong tủ có khóa như sổ ghi thư đến, thư đi, thư từ chưa có người nhận tại kho của phòng hành chính. Chỉ được phép hủy khi giám sát trực tiếp kiểm duyệt.

2.6. Update public information on the bulletin board: birthday list, ISM information, reminder office cleanliness, others information if needed…

- Cập nhật bảng thông báo nội bộ: danh sách sinh nhật, thông tin bảo mật, nhắc nhở đồng nghiệp về vệ sinh văn phòng, các thông tin khác nếu cần.

2.7. Excom Meeting: Well arrange in meeting room, tea, water and others if needed.

- Ban Giám Đốc họp: hỗ trợ chuẩn bị, sắp xếp mọi thứ cần thiết trong phòng họp, trà nước và những thứ khác nếu cần.

2.8. Payment to Suppliers: coordinate with finance Department, suppliers and all department about sign off debit note monthly before issuing red invoice correctly and timely. Such as taxi card, air ticket, name cards, stationary, in/out mail services, drinking water, office plan, pest control...

- Thanh toán cho nhà cung cấp: kết hợp với bộ phận kế toán, nhà cung cấp và tất cả các phòng ban về ký xác nhận bảng kê hàng tháng trước khi xuất hóa đơn đỏ chính xác thông tin và đúng hạn như thẻ taxi, vé máy bay, danh thiếp, văn phòng phẩm, dịch vụ gửi thư, nước uống, cây xanh, diệt côn trùng...

2.9. Keep confidentiality all company information and admin department information. Do not reveal and share information with any person who is not related into that topic.

- Bảo mật tất cả thông tin của công ty và của phòng hành chính. Không chia sẻ hay tiết lộ thông tin với bất kỳ ai không liên quan đến chủ đề đó.

2.10. Support and arrangement all additional company activities, projects (find suppliers, compare price, booking, payment, red invoice…) such as annual staff party, lunch meeting with customer inside meeting room, travel arrangements (ticket, hotel, transportation, meal), decor office on occasion, office renovation... to ensure it is well prepared in timely.

- Hỗ trợ sắp xếp các hoạt động, dự án của công ty phát sinh (tìm nhà cung cấp, so sánh giá, đặt dịch vụ, thanh toán, hóa đơn đỏ) như tiệc nhân viên cuối năm, họp kèm ăn trưa tại văn phòng, các chuyến đi kèm vé máy bay, khách sạn, phương tiện vận chuyển, ăn uống), trang trí văn phòng, thi công sửa chữa văn phòng... đảm bảo chuẩn bị tốt và đúng hạn

2.11. Follow up and manage cost saving by locked cabinets all properties, record, serve based on business requirement and make order/storage at the suitable quantity such as water, stationary, envelops, others… at the admin storage.

- Theo dõi, quản lý chi phí một cách tiết kiệm nhất bằng cách khóa tủ cẩn thận các tài sản công ty, ghi nhận, phục vụ dựa theo yêu cầu công việc, đặt hàng trữ hàng vời số lượng phù hợp cho nhu cầu yếu phẩm như nước uống, văn phòng phẩm, bao thư… tại kho của hành chính.

2.12. Follow up company purchasing policy: only process after the approval of authorized direct supervisor or Board of Management Team.

- Tuân thủ theo quy trình mua hàng hóa của công ty: tất cả việc mua hàng chỉ được tiến hành sau khi nhận được sự kiểm duyệt của giám sát trực tiếp nếu được ủy quyền hoặc Ban Giám Đốc.

2.13. Support Office Maid's duties when she is not available (annual leave, sick leave…): set up drinking water in meeting rooms, supervise office cleaning service in the morning 7-9am, cabinet key of water, tea, coffee drink, plastic containers, open/ block via cabinet during lunch break, serve coffee/ tea to visitors/ Board of Management and additional tasks related to business.

- Hỗ trợ nhân viên tạp vụ khi vắng mặt (nghỉ phép, nghỉ ốm..): phục vụ nước uống, giám sát dịch vụ vệ sinh từ 7-9 giờ sáng, tủ trà, nước, cà phê, dụng cụ dĩa ăn, mở/khóa tủ lò viba trong thời gian ăn trưa, phục vụ nước cho khách, Ban Giám Đốc và nhũng nhiệm vụ phát sinh khác.

2.14. Support all other additional tasks assigned by Board of Management and direct supervisor.

- Hỗ trợ tất cả các nhiệm vụ phát sinh được giao bởi Ban Giám Đốc và người quản lỳ trực tiếp

Job requirement

- Graduated from University (majored in finance & accounting, HR management, business administration)/Tốt nghiệp đại học (chuyên ngành tài chính kế toán, Luật, quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh)

- Familiar with computer and English /Sử dụng thành thạo máy tính và tiếng Anh

- Have at least 1 year experience /Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm 

- Good communication and interpersonal skill /Kỹ năng giao tiếp và thiết lập mối quan hệ

- Ability to wok in team/ Khả năng làm việc theo nhóm

More Information

  • Job type: Permanent

Company Overview

Zuellig Pharma Viet Nam

www.zuelligpharma.com Number of employees: 1200

Zuellig Pharma started almost a hundred years ago and has grown to become a US$ 13 billion business covering 13 markets with 13,000 employees. We serve over... View more

HR Admin cum Receptionist

Zuellig Pharma Viet Nam