Hospitality Project Assistant

- Nhận bàn giao công việc từ trưởng bộ phận, trưởng dự án

- Receive tasks from Head of Department and Hospitality Project Management.

- Đánh giá chi tiết của dự án and làm việc với trưởng bộ phận để xác định tính phù hợp của dự án và các mốc thời gian cụ thể.

- Assess the details of the project and work with the Head of Hospitality to determine suitability of the project and timeline.

- Dựa vào thông tin bàn giao dự từ phòng kinh doanh, để kiểm tra chi tiết hồ sơ và tạo thư mục cho dự án (bản tổng hợp: với mã sản phẩm, danh sách vật liệu, danh sách màu hoàn thiện, tiến độ…) cho mỗi dự án.

- Base on handover file from Sales team to double check detail and prepare project folder (master list with item codes, material list, finishing list, and Gannt chart) for each project.

- Cập nhật lên hệ thống ERP dữ liệu của đơn hàng dự án (khách hàng, nhà cung cấp, giá bán, đơn đặc hàng, vận chuyển, thanh toán…)

- Update ERP databases with order details (customer, vendor, price, PO, shipping, payment etc.)

- Phát hành danh sách mã sản phẩm yêu cầu, phát hành đơn đặc hàng và đảm bảo đơn hàng đã phát hành cũng như thời giam chuyển hàng cụ thể.

- Issue EN, SO, input orders for customers and ensuring orders are released and shipped within specified timeframe.

- Phối hợp thường xuyên và chặt chẽ với các phòng ban: RD, Sample, Planning, Production, QA/QC…để đảm bảo rằng tất cả phòng ban họ đã chuẩn bị và nhận thông tin về ngày yêu cầu hoàn thành.

- Coordinate daily with RD team, sample team, planning, production, QA/QC... to ensure all teams are prepared and informed of deadlines and deliverables for kick-off orientation.

- Làm việc rõ ràng với các team RD, TEC và PUR để có thông tin và các vật liệu chính, giá vốn của sản phẩm.

- Work clearly with R&D, TEC and PUR to get info on key materials and costings for components/materials etc….

- Hỗ trợ team sourcing và liên hệ nhà cung cấp mới để nhập khẩu vật liệu mới.

- Support sourcing and contacting new suppliers for new import materials.

- Cùng hỗ trợ xem Bill of Material với phòng Technical để họ phát hành đúng BoM theo thời gian sản xuất yêu cầu.

- Review with TEC to ensure that they prepare a BOM correctly and in a timely manner.

- Quản lý và kiểm soát mẫu vật liệu được duyệt để lưu giữ an toàn nhất. Có trách nhiệm với sự liên đới này với phòng QA. Quản lý bản vẽ, bảng màu và các yêu cầu khác.

- Manage and control approval references and finishes so that master copies are always kept securely. Take responsibility for this in conjunction with the QA Department. Manage receipt and distribution of drawings, finish panels and other requirements.

- Thường xuyên duy trì trao đổi với khách hàng, nhóm kinh doanh, các phòng ban liên quan để đảm bảo tất cả được thông báo về sự tiến triển và tình trạng mỗi đơn hàng.

- Maintain regular communication with the customer, sales team and related departments to ensure everyone is kept informed of the progress and status of each order.

- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nếu dự án liên quan đến nhà thầu phụ, để đảm bảo that tất cả yêu cầu sẽ đạt được.

- Work closely with vendors/suppliers if the project involves sub-contracting to ensure that all of our requirements is achieved.

- Gửi báo cáo tuần về tình trạng dự án cho khách hàng.

- Make a weekly report to update the status of project to client and other if any.

- Theo dõi thời gian hoàn thành sản xuất và thời gian dự án để đảm bảo cả 2 phải cùng đạt được khớp nhau.

- Track production time-line and project schedule to ensure both programmed is aligned.

- Xem xét với sự kiểm soát hàng mẫu/pre-production sample để đảm bảo mọi thứ tiến triển như kế hoạch.

- To review with involve control Mockup/PPS to ensure that everything is progressing according to plan.

- Phối hợp với phòng Xuất Nhập Khẩu để đảm bảo các thủ tục giấy tờ về vận chuyển được thông suốt.

- Liaise with the Import/Export Department to ensure smooth processing of all paperwork for shipments.

1.      Yêu cầu chung/General requirements

-       Sử dụng tốt phần mềm văn phòng Microsoft Office/ Excellent Microsoft (excel, word, power point, project) knowledge.

-       Có tinh thần làm việc theo nhóm/ Teamwork building spirit.

-       Tác phong và thái độ làm việc tốt, chuyên nghiệp/ A good professional working manner and attitude.

-       Cá tính, bảo vệ quan điểm đúng, không thỏa hiệp vấn đề sai, sẵn sàng lên tiếng và khuyến khích mọi người hỗ trợ trong mọi lĩnh vưc/ Strong personality, protect right opinion, not align with incorrect issues - with willingness to speak up and encourage people to support in all areas.

-       Trung thực, siêng năng, cẩn thận và tận tụy trong công việc/ An honest, diligent and careful character and devoted to work.

2.      Trình độ học vấn và các khóa đào tạo/Education and Training

-       Tốt nghiệp đại học, cao đẳng cùng chuyên ngành/ Graduated University/ College with relevant trades.

3.      Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn/Experience and Qualification

-       Ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực dự án nội thất ở nhà máy/công trình. At least 1 years’ experience working in hospitality projects both in factory and site works.

-       Có kinh nghiệm làm việc với phần mềm ERP/ Experience working in ERP systems.

4.      Kỹ năng và các khả năng khác/Skills and other abilities.

-       Tự tin thuyết trình trong tất cả cuộc họp: bao gồm tổng giám đốc, trưởng phòng và khách hàng. Confident speaking in front a of a group of people including CEO, Head of Hospitality and Customers.

-       Đủ năng lực để nắm bắt chi tiết của từng dự án/ Competent enough to have a strong grasp of the details of each project.

• Qualification: Bachelor
• Age: Unlimited
• Job type: Permanent