[HCM] Trợ lý Hành Chính & Tiếp Tân

Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả công việc/Job Description:

Trợ lý Hành chính và Lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra trơn tru tại SVI. Cá nhân đóng vai trò là người đầu tiên đón tiếp khách, đối tác đến thăm và làm việc tại văn phòng và cung cấp hỗ trợ hành chính chung cho văn phòng. Trách nhiệm bao gồm quản lý khu vực tiếp tân, chào đón khách thăm, xử lý yêu cầu và điều hướng cuộc gọi điện thoại một cách chính xác. Cá nhân cũng chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động và công việc văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các chính sách của công ty, hỗ trợ Ban Quản lý và Nhân viên với các công việc hành chính.

The Administrative Assistant & Receptionist play a crucial role in ensuring the smooth operation of administrative processes within SVI. They serve as the first point of contact for visitors and partners, providing exceptional customer service and administrative support. Responsibilities include managing the front desk area, greeting visitors, handling inquiries, and directing phone calls appropriately. They are also responsible for coordinating office activities and operations to ensure efficiency and compliance with company policies, supporting the management team and staff through a variety of administrative tasks.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

• Chào đón và đón tiếp khách một cách lịch sự và chuyên nghiệp./Greet and welcome visitors in a courteous and professional manner.
• Trả lời và điều hướng cuộc gọi điện thoại một cách nhanh chóng và hiệu quả và phân phối văn thư. /Answer and direct phone calls promptly and efficiently and distribute correspondence.
• Hỗ trợ trong các nhiệm vụ hành chính như lưu trữ và photocopy/Assist with administrative tasks such as filing, and photocopying
• Quản lý văn phòng phẩm và tiến hành mua sắm văn phòng phẩm khi cần thiết/Manage office supplies inventory and place orders as necessary.
• Tổ chức và lên lịch họp, cuộc hẹn và sắp xếp đi lại cho ban quản lý và nhân viên./Organize and schedule meetings, appointments, and travel arrangements for management and staff.
• Quản lý các thiết bị và máy móc văn phòng /Monitor and maintain office equipment and technology.
• Quản lý lịch các phòng họp/Maintain calendars for conference rooms.
• Làm việc với Tòa nhà để cung cấp thẻ thang máy cho nhân viên mới, dịch vụ vệ sinh, bảo trì và các dịch vụ khác/Liaise with Building management to provide elevator access cards for new employees, cleaning services, maintenance, and other services.
• Duy trì khu vực tiếp tân và văn phòng sạch sẽ và gọn gàng/Maintain a clean and organized reception area as well as the entire office space
• Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo giao tiếp và hoạt động trơn tru./Coordinate with other departments to ensure smooth communication and operations
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo sự phân công/Perform other administrative tasks as assigned

Trình độ học vấn/Education:

• Yêu cầu tối thiểu có bằng Cử nhân trong các lĩnh vực liên quan đến hành chính văn phòng./Require at least a bachelor’s degree in fields related to office administration.

​Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm những công việc về hành chính tổng hợp./At least 1 years of proven experience in Administration.
• Khả năng giao tiếp tốt (nói và viết) bằng tiếng Anh và tiếng Việt./Excellent communication and interpersonal skills (oral and written) in both English and Vietnamese.
• Bề ngoại và thái độ chuyên nghiệp./Professional appearance and demeanor
• Thành thạo MS Office /Proficient in MS Office
• Kỹ năng tổ chức./Excellent organisational skills.
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao./Ability to work well under pressure.
• Chú ý đến chi tiết và giải quyết vấn đề./Attention to detail and problem-solving skills.​

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp:  Quản lý cấp cao Vận hành & Quản trị

Direct report: Senior Manager of Executive Operations & Governance

Cấp độ công việc: Trợ lý / Assistant

Job Level: Cấp độ 2 / level 2

Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Location: Based in Hanoi or Ho Chi Minh City

Thời hạn hợp đồng: 12 tháng, có thể được gia hạn tùy thuộc theo hiệu quả công việc.

Contract duration: 12 months with possibility to extension based on performance.

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng talent pool cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.

• Qualification: Bachelor
• Age: Unlimited
• Job type: Permanent