Điều phối viên đào tạo/ Training Coordinator Pharmaceutical VSIP1_Thời vụ 6 tháng

1. Điều phối hoạt động đào tạo khối chất lượng/ Coordinating training activity of Quality team.

- Giữ vai trò Quản trị viên hệ thống ISOTrain nhà máy, hỗ trợ và điều phối các hoạt động đào tạo của Glomed cùng với người điều phối đào tạo các bộ phận/ Keeping ISOTrain Site System Administrator role of ISOTrain, support & Coordinate training activities of Abbott Healthcare Việt Nam with department training coordinators in Abbott Healthcare Việt Nam and on ISOTrain

- Lâp kế hoach đào tạo hằng năm/ Setting up Annual training plan.

- Kiểm tra, đánh giá tác động về đào tạo khi quy trình tạo mới, thay đổi/ Checking, impact assessment on training when new create, change SOP

- Theo dõi và cấp mã số tài liệu đào tạo/ Monitoring and issuing training documents ID.

- Theo dõi cập nhật các training matrix có liên quan đến khối chất lượng/ Monitoring, updating Training matrix that is related to Quality.

- Sắp xếp, thông tin, theo dõi hoạt động đào tạo cho các quy trình liên quan đến QA, QC – MB/ Arranging, informing, and monitoring training activities for QA, QC – MB related to procedures. Coordinating training documents Điều phối các tài liệu liên quan đến đào tạo.

- Thông tin đến các phòng ban liên quan về lịch đào tạo thông qua email, điện thoại …/ Informing to departments relate to training schedule via email, phone ...

- Tổng hợp danh sách nhân viên tham gia đào tạo nhận được từ điều phối các phòng, theo đó ban hành bài kiểm tra để đánh giá kết quả đào tạo/ Summarizing the list of training attendance employees which received from coordinator at departments, according to which issued a test to evaluate the training results.

- Nhập kết quả đào tạo của từng nhân viên vào bảng theo dõi, scan lưu hồ sơ đào tạo và chốt đào tạo thể hiện trong hồ sơ Change Control (CC)/ Inputting the training results of each employees into the monitoring sheet, scan and storage the training records and training courses shown in the Change Control (CC)

- Kiểm tra cập nhật đào tạo các bộ phận trong nhà máy và trên ISOTrain/ Checking training matrix update of site department and ISOTrain

- Chịu trách nhiệm đào tạo GxP cho nhà thầu trong nước, nhân viên mới/ Being responsible for GxP training activities for domestic contractor, new employees.

- Kiểm tra hiệu quả đào tạo hằng tháng/ Checking training metric effective monthly

- Điều phối các hoạt động đào tạo liên quan đến chứng nhận người đào tạo/ Coordinating training activities relevant to trainer certificate

- Theo dõi và lưu hồ sơ đào tạo nhân viên nghỉ việc của nhà máy/ Monitoring and storage documents of site employees training who leave off job.

- Theo dõi đào tạo của nhà máy khi có yêu cầu từ vùng/ Monitoring EQD training if have require from region

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được PP/ TP. ĐBCL phân công/ Performing other responsibilities when the head of quality assurance department require.

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng ĐBCL về việc thực hiện các nhiệm vụ và công việc phù hợp theo nguyên tắc GMP và quy định chung của Công ty/ Being responsible to the Head of Quality Assurance Department for performing tasks and job in accordance with the GMP principles and the Company's general regulations.

- Hỗ trợ điều phối đào tạo chung của nhà máy/ Support training coordinator of site

2. Quản lý chung hệ thống hồ sơ tài liệu/ Manage generally the document system

- Quản lý hệ thống tài liệu thông qua việc nhập dữ liệu vào file theo dõi / Manage the document system through entering data to the tracking file.

- Đóng dấu “Master Copy” sau khi SOP, tài liệu... được phê duyệt hoàn tất. / Stamp “Master Copy” after SOP, document are approved.

- Ban hành ấn bản hiện hành các SOP, đề cương, qui trình sản xuất, các biểu mẫu…/ Issue current version of SOPs, protocol, product process, forms…

- Cho số các SOP, đề cương, qui trình… theo mã số của hệ thống tài liệu, không để có sự trùng lắp của mã số, giúp việc quản lý được thuận lợi và truy tìm nhanh chóng các tài liệu. / Issue codes for SOPs, protocol, process…according to codes of document system, to prevent the code duplication and manage advantageouly and find quickly the documents.

- Gia hạn hồ sơ tài liệu: Gửi thông báo danh sách SOP sắp hết hạn tới các bộ phận sở hữu để xem xét. / Document extension: send notify all SOPs nearly obsolete to owner departments to review.

3. Phân phối và lưu trữ hồ sơ tài liệu/ Document distribution and archive

- Phân phối hồ sơ tài liệu/ Document distribution

- Phân phối bản sao có quản lý của các SOP, tiêu chuẩn đến các nơi có liên quan hay có nhu cầu sử dụng SOP trong công việc/ Distribution managed copies of SOPs, specification to related departments or demand to use SOP at work.

- Khi SOP có ấn bản mới có hiệu lực, thu hồi ấn bản cũ và hủy bỏ/ When SOP has effective new version, recall the old version and destroy it.

- Trong trường hợp thay đổi được khởi phát để chỉnh sửa một tài liệu cụ thể sẽ gửi file mềm của ấn bản/ tài liệu đó tới bộ phận sở hữu để tiến hành chỉnh sửa. / In case of the change control initiated to update SOP, SOP software file will be send to owner departments to edit.

- Xem xét, chỉnh sửa và ban hành các sổ nhật ký, biểu mẫu / Review, edit and issue logbooks, forms.

4. Lưu trữ hồ sơ tài liệu/ Archive document

- Sắp xếp các file mềm của hệ thống tài liệu bao gồm file nội dung và file theo dõi trong thư mục riêng, hạn chế truy cập (chỉ có người phụ trách tài liệu và TP. ĐBCL/nhân viên ủy quyền có thể truy cập). / Arrange the soft files of document system include content filse and tracking files in separate folders, limited access (just allow QA staff in charge, head of department/designee can access).

- Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản toàn bộ tài liệu liên quan đến GMP, bao gồm các bản gốc hiện hành, hết hiệu lực theo thứ tự mã số trong phòng hồ sơ. Đảm bảo truy tìm thuận lợi các tài liệu khi được yêu cầu / Arrange, archive and preserve all documents related to GMP, include master current and obsolete copies in the document room. Ensure finding advantageously when request.

- Thống kê các tài liệu hủy, hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo SOP GL1.QA.SOP.010. / List destructed documents and destruct when obsolete storage time according to GL1.QA.SOP.010

- Ghi nhận các ý cần sửa đổi của tài liệu để lưu ý TP. ĐBCL/ Người được chỉ định khi nâng cấp lần tiếp theo/ Note modification idea of document to head of department/ designee in the next update.

- Tham gia trong việc chuẩn bị các SOP cần thiết cho hệ thống tài liệu của nhà máy mới khi đi vào hoạt động./Join in preparing SOPs for the document system of site when going to operation

4. Điều phối/ Coordinator

- Đào tạo các tài liệu được yêu cầu cho Điều phối/ Complete specific Training courses for Coordinator

- Tạo tài liệu, gói thay đổi trên Darius. / Create document, change package on Darius.

- Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống tài liệu nhà máy bằng việc hỗ trợ các yêu cầu đào tạo hoặc thay đổi cho tài liệu, xử lý các yêu cầu thay đổi trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử DARIUS/ Responsible for management of site documentation by support requests for creation or changes to documents, processing change requests in the DARIUS electronic document management system.

- Chỉ định hoặc chỉ định lại các vai trò người dùng/ nhóm/ Assign or Reassign all users/groups inside roles

- Ủy quyền quy trình công việc/ Delegate workflows.

- Đối với điều phối tài liệu QA, chịu trách nhiệm khóa/ bảo vệ các biểu mẫu sử dụng dưới dạng file mềm và duy trì mật khẩu được bảo mật/ QA documentation coordinator is responsible for locking/protecting the forms used as soft file and maintaining the passwords of protected the forms.

- Đối với tài liệu mới chỉ định ngày xem xét định kỳ, khi có yêu cầu. / For new documents assign Periodic review dates, where required.

- Đối với những tài liệu ở tình trạng Hiệu lực, có thể thay đổi “Ngày hết hạn”, nếu cần thiết. / For documents in Effective status, can change the “Expiration Date”, if necessary.