TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai tiếp nhận, kiểm soát hoạt động vận hành Kho lưu trữ chứng từ tại địa bàn phụ trách.
- Xây dựng kế hoạch tiếp nhận, kiểm soát lưu trữ chứng từ bản cứng tại Kho chứng từ tại địa bàn phụ trách.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
- Tổ chức triển khai hoạt động tiếp nhận, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ Kho lưu trữ chừng từ
- Theo dõi , phân tích về tỷ lệ bàn giao theo địa bàn, theo đơn vị để đưa ra các phương án nâng cao tỷ lệ bàn giao theo Vùng kinh doanh, theo địa bàn
- Tổ chức triển khai review các văn bản có liên quan đến hoạt động lưu trữ chứng từ và có ý kiến tư vấn phù hợp. Đồng thời tổ chức việc theo dõi dấu hiệu nhận diện hồ sơ trong từng thời kỳ
- Thực hiện quản lý hồ sơ với các đơn vị được giao phân công phụ trách, các công việc bao gồm:
+ Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ tín dụng, chứng từ kế toán
+ Kiểm soát sau chứng từ theo quy định kiểm soát tại Phòng KSRR CT & VHS - TT KSRRVH trong từng thời kỳ
+ Theo dõi, đốc thúc các đơn vị bàn giao đúng hạn. Chủ động đưa ra các biện pháp đốc thúc đơn vị, tăng tỷ lệ bàn giao
+ Tiếp nhận xử lý các yêu cầu mượn từ các đơn vị có thẩm quyền và theo dõi việc hoàn trả chứng từ đúng hạn
- Thực hiện kiểm soát báo cáo lưu trữ hồ sơ trước khi gửi tới các đơn vị tiếp nhận báo cáo
- Tư vấn triển khai lưu trữ hồ sơ, chứng từ bản cứng tập trung với các mảng nghiệp vụ chưa thực hiện lưu trữ tập trung
- Thực hiện triển khai các đề xuất cải tiến quy trình, cải tiến số hóa, tự động hóa trong hoạt động lưu trữ chứng từ
- Theo dõi về chất lượng công việc và SLA xử lý của CBNV mảng nghiệp vụ lưu trữ chứng từ để xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh, báo cáo kịp thời vướng mắc tới cấp quản lý để có phương án xử lý phù hợp
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Cán bộ quản lý trong từng thời kỳ
