Mục đích công việc:
Chịu trách nhiệm thực hiện các dịch vụ hành chính liên quan đến văn thư, lễ tân một cách khoa học hiệu quả.
Trách nhiệm:
- Tổ chức công tác tiếp nhận văn bản, tài liệu chuyển phát đi – đến.
- Tổ chức hướng dẫn công tác phân loại, ghi chép, sắp xếp công văn giấy tờ giao dịch và lưu trữ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu.
- Quản lý, vận hành hệ thống quản lý văn bản; hệ thống văn bản lưu trữ.
- Quản lý, giám sát và đánh giá công tác đóng dấu và quản lý con dấu theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và của VIB từng thời kỳ.
- Quản lý công tác in ấn, photo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Quản lý lịch đặt phòng họp, đáp ứng yêu cầu đặt phòng họp tại văn phòng thuộc phạm vi quản lý.
- Trả lời tổng đài điện thoại, ghi chú cuộc gọi/cuộc hẹn gặp Ban lãnh đạo cao cấp của ngân hàng tại văn phòng thuộc phạm vi quản lý.
- Tổ chức công tác quản lý thẻ khách, và quản lý công tác ra vào dành cho đối tượng ra – vào không thường xuyên tại văn phòng thuộc phạm vi quản lý.
- Quản lý, giám sát việc thực hiện các yêu cầu đặt dịch vụ Lễ tân khánh tiết.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
Yêu cầu công việc:
- Tốt nghiệp đại học hoặc sau đại học chuyên ngành thông tin thư viện, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, ngoại ngữ…
- Có tối thiểu 5 năm (Quản lý Văn thư và Lễ tân)/3 năm (Chuyên viên cao cấp)/2 năm (Chuyên viên chính)/ưu tiên kinh nghiệm (Chuyên viên) trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
- Hiểu biết về lĩnh vực quản trị văn phòng; văn thư, lễ tân, ngoại giao.
- Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thương lượng và đàm phán, kỹ năng giải quyết khiếu nại khách hàng.
- Thành thạo các ứng dụng vi tính văn phòng.
- Sử dụng tốt tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết).
