Vị trí Admin & Office Executive đóng vai trò trung tâm trong việc vận hành văn phòng, hỗ trợ logistics – kỹ thuật – hồ sơ, và đảm bảo các hoạt động nội bộ diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp.
Ứng viên phù hợp là người chỉn chu, có trách nhiệm, làm việc chủ động và giao tiếp tốt.
Quản trị văn phòng (Office Administration)
- Quản lý hoạt động văn phòng hằng ngày.
- Tiếp nhận & xử lý văn thư đi – đến; trình ký – đóng dấu – lưu trữ hồ sơ theo quy định công ty.
- Theo dõi chi phí chuyển phát nhanh, làm việc với đơn vị giao nhận khi có phát sinh.
- Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện công tác; tổng hợp mã vé – hóa đơn – quyết định điều động để chuyển cho Kế toán quyết toán.
- Theo dõi và lưu hồ sơ xe công ty (bảo hiểm, đăng kiểm, bảo dưỡng).
- Phối hợp hậu cần cho họp, training, sự kiện nội bộ: nước uống, tea-break, in ấn.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày liên quan đến cơ sở vật chất.
Quản lý tài sản – kho (Asset & Inventory Management)
- Theo dõi xuất – nhập – tồn tài sản kỹ thuật (thiết bị đo, phụ kiện…) và tài sản chung văn phòng.
- Hỗ trợ cập nhật tình trạng tài sản: hoạt động, bảo trì, hư hỏng, đề xuất thay thế.
- Quản lý kho PPE & đồng phục: mũ bảo hộ, giày, găng tay, áo phản quang…
- Theo dõi tồn kho PPE/VPP; đặt mua bổ sung khi đến ngưỡng cảnh báo.
- Quản lý kho VPP: chuẩn bị, cấp phát, kiểm kê định kỳ.
- Theo dõi sách thư viện: mượn – trả – cấp số, cập nhật file.
- Phối hợp với Kế toán để kiểm kê – đối chiếu tài sản theo chu kỳ.
Hỗ trợ kỹ thuật (Technical Coordination)
- Liên hệ khách hàng để xác nhận lịch triển khai dịch vụ, đăng ký nhân sự vào nhà máy.
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký an toàn, đào tạo an toàn cho nhân sự kỹ thuật.
- In – trình ký – đóng dấu hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật.
- Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu thanh toán, hồ sơ thanh lý hợp đồng theo yêu cầu.
- Theo dõi khách hàng và phối hợp để hoàn tất nghiệm thu & xuất hoá đơn.
- Lưu trữ báo cáo kỹ thuật, nhật ký công tác, biên bản nghiệm thu; follow kỹ thuật để bổ sung timesheet hoặc thông tin thiếu.
Hỗ trợ kinh doanh – thương mại (Commercial & Admin Support)
- Chuẩn bị hồ sơ Vendor Code, hồ sơ pháp lý theo yêu cầu khách hàng.
- In – trình ký – đóng dấu báo giá, hợp đồng.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ chào giá, hồ sơ thầu bản cứng.
- Hỗ trợ đội kỹ thuật hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu khi đi công trường.
- Liên hệ và làm việc với các đơn vị sửa chữa máy lạnh, nội thất, thiết bị văn phòng khi phát sinh.
Hỗ trợ nhân sự
- Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng họp, hỗ trợ download & lọc CV.
- Chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cơ bản khi nhân viên mới vào làm việc.
- Tổ chức sinh nhật nhân viên theo tháng (mail chúc mừng, thiệp, bánh).
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ BHXH/BHYT, theo yêu cầu HR Lead.
